秘密保持契約（NDA）を従業員と締結する必要性

秘密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）とは、取引先や自社の従業員に対して、自社が有する技術的・営業的ノウハウや、顧客情報を流出させないことを約束してもらうための契約のことです。

従業員や取引先と秘密保持契約を結ぶことで、顧客の個人情報漏洩や競合へのノウハウ流出などを防ぎやすくなります。

この記事では、秘密保持契約を従業員と結ぶ必要性や、締結のタイミング、契約書を作成する上で注意することなどをお伝えします。

秘密保持契約を従業員と締結する必要性

秘密保持契約を締結する目的は、主に次の2点となります。

情報漏洩対策のため
競業行為を防止するため

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.情報漏洩対策のため

情報漏洩が経営に与える悪影響は計り知れないため、事前に個人保情報保護などの対策を施すべきですが、その一環として秘密保持契約を取得するのは重要です。

例えば顧客の個人情報が漏洩した場合などは、高額な損害賠償や調査費用といった対応コストが企業の財政を逼迫します。また、テレビやネットでニュースになってしまうと、信用が低下することによって株価の下落・顧客の流出、従業員の退職などが起こり得ます。一度情報が漏洩してしまえば経営を立て直すのは極めて困難です。そのようなことにならないためにも、秘密保持契約を従業員と締結することは重要であるといえるでしょう。

2.競業行為を防止するため

秘密保持契約を交わすことで、従業員や退職者に対して競業避止義務を課すことも可能です。競業避止とは、従業員や退職者に対して競合への転職や、競合企業の設立を一部制限することをいいます。

競業避止が遵守されれば、自社しか知り得ない経営優位性の源泉となる情報が他社に流れないので、競合に対しての優位性を維持できます。仮に競合に情報や顧客が流れてしまえば、自社が本来得られたはずの利益が得られなくなります。

従業員に対して競業避止義務を課すのは、労働契約の一環として認められやすいですが、退職者には職業選択の自由があるため、競合企業への転職は原則退職者の自由です。そのため、退職者に競業避止義務を課して秘密保持を図る上では、万が一裁判になった際に有効性が認められるような、具体的な内容で契約を交わすことが重要です。

秘密情報の範囲や、契約を締結するべき相手について

ここでは、保護するべき秘密情報の範囲や、契約を結ぶべき相手についてご説明します。

秘密情報の定義はどこまでにするべきか？

秘密情報の定義については、広すぎても狭すぎてもいけません。例えば、秘密情報の定義を『書面やメールで送付する技術・営業に関する情報のすべて』としてしまうと、現実的に実行可能ではないため、あまり意味をなさないものとなってしまいます。

一方で、秘密情報の範囲を顧客の個人情報のような具体的すぎるものにしてしまうと、営業ノウハウや育成ノウハウなど、定義をしていない重要な秘密情報に関して制限をかけられなくなります。

契約書内で秘密情報を定義する際は、「秘密情報であることを明示した情報」という一文を付け加えると、相手方との認識を一致させやすくなります。

秘密保持契約を結ぶ対象の範囲はどこまでにするべきか？

秘密保持契約を結ぶのは正社員だけで十分ではないか？と考える方もいらっしゃるかもしれません。確かにアルバイトや派遣社員は重要な秘密情報に触れる機会も少ないので、秘密保持契約を結ぶのは一見大袈裟に感じるかもしれません。

しかし、秘密保持契約は個人情報などの重要な情報を知りえる人物であれば、可能な限り結んでおきたいところです。これにはアルバイトや派遣社員だけではなく、顧客データなどを共有するような取引先も含まれます。

個人情報漏洩事件で有名なものの一つに2014年のベネッセの顧客情報流出事件があります。顧客の情報約3,504万件が不正に流出した事件で、ベネッセはこの件で最大200億円もの特別損失を計上しているのですが、この時情報を流出させたのは同社に勤める派遣社員だったそうです。

雇用形態に関係なく、企業の重要な秘密を知っている相手に対しては、秘密保持契約を結んでおきたいところです。

秘密保持契約を取得するタイミング

従業員と秘密保持契約を交わすタイミングは、『入社時』『昇進時』『退職時』の3つになります。

1.入社時

秘密保持契約を締結する最初のタイミングです。秘密保持契約を結ばなければ、新入社員によって個人情報が流出した場合でも、その責任を追求しにくくなります。雇用契約書を取得するタイミングで、合わせて秘密保持契約書も取得しておくといいでしょう。

なお、入社時の秘密保持契約書の内容ですが、秘密情報の範囲はある程度汎用的なものにしておいた方が業務負担は少ないでしょう。

2.昇進時

昇進をすると企業の秘密情報に触れる機会は多くなるため。入社時に締結した汎用性のある内容では不十分なことがあります。昇進をしたことによって触れるであろう秘密情報を踏まえた上で、より具体性の高い秘密保持契約書を取得しましょう。

3.退職時

退職社員による情報漏洩を防ぐために、秘密保持契約を締結する必要があります。当該従業員が所持する顧客情報の破棄することや、在職時に得た秘密情報を漏洩しないことを誓約させるような内容にしましょう。

秘密保持契約を従業員と締結する際のポイント

秘密保持契約書作成時のポイント

契約書を作成する上でのポイントについてご説明します。契約書を作成する際は、経済産業省が公開している『各種契約書等の参考例｜経済産業省』などを参考にし、自社の状況にあった内容のものを作成するとスムーズです。

秘密保持契約を結ぶ目的を明らかにする

まず、具体的にどの秘密情報を保護しようとしているのかを明確にしましょう。これには情報漏洩を防ぐ目的もありますが、一方で利用していい情報やノウハウを定義することでもあります。秘密にする情報とそうでない情報の線引きを明確にすることで、業務上の混乱を避けましょう。

秘密保護の対象がわかるようにする

先ほどお伝えしたように、秘密情報として定義をした情報しか保護の対象になりません。そのため、契約書を作成する際は秘密情報が保護される必要十分な範囲の内容を記載する必要があります。契約書を交わした後は相手に秘密情報を開示する場面が来るかと思いますが、メールや書面に秘密情報と記載しておくなど、わかりやすい記載をしておくと不慮のトラブルを避けやすくなります。