有給休暇の義務化についての注意点

日本が諸外国と比べて有給休暇の消化率が低いことを受けて、2019年4月から有給休暇の義務化がスタートしました。労働者からすれば休みがとりやすくなるのはありがたいことですが、使用者側からすれば規定の日数の有給を取得させなかった場合に罰金に処せられる恐れがあるため、有給が確実に取得されるような体制を構築する必要性が出てきました。

この記事では、有給休暇義務化にあたって使用者側の方が覚えておきたいポイントや、注意点などについて解説します。

有給休暇の義務化で押さえておきたいポイント

有給休暇の義務化に関して、具体的に把握しておきたいポイントは次の5つです。

取得が義務付けられている有給休暇の日数
有給義務化の対象になる労働者
有給休暇取得義務を守れなかった場合の罰則
時期指定によって企業の側からも労働者に有給休暇を取得させられるようになった
年次有給休暇管理簿を作成する必要がある

1.取得が義務付けられている有給休暇の日数

年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して、使用者は年5日の有給休暇を取得させる義務を負うようになりました。

2.有給義務化の対象になる労働者

年次有給休暇が10日以上付与される労働者の条件は、次の2つです。

就業してから6ヶ月以上継続して働いている
全労働日数の8割以上出勤している

年次有給休暇が10日以上付与されていれば、正社員だけでなく契約社員や派遣社員、アルバイト・パートも有給義務化の対象になります。なお、派遣社員に有給休暇を取得させる義務を負うのは、勤務先の企業ではなく派遣会社となります。

3.有給休暇取得義務を守れなかった場合の罰則

有給休暇取得の義務を有する労働者に有給休暇を取らせられなかった場合、使用者側は当該労働者1人につき30万円以下の罰金に処せられる恐れがあります。

4.時期指定によって企業の側からも労働者に有給休暇を取得させられるようになった

これまでは従業員が有給を取得する際は本人が申し出をする必要がありました。従業員による申し出がないと有給休暇を与えられないのでは、有給休暇の義務化を遵守することはままならない場合があります。

そこで、有給休暇が義務化されてからは、使用者が時期指定をすることで従業員に有給休暇を取得させられるようになりました。時期指定とは、使用者側が従業員に有給休暇の取得を希望する時期をヒアリングし、具体的な日にちを提示することを言います。時期指定をする際は、従業員の希望を尊重する必要があります。

5.年次有給休暇管理簿を作成する必要がある

有給休暇の義務化で、年次有給休暇管理簿の作成と保管が義務付けられるようになりました。年次有給休暇管理簿とは、文字通り有給休暇の取得状況を記録する資料のことで、取得日や基準日、取得日数などを記録したものを従業員ごとに作成する必要があります。年次有給休暇管理簿は紙でも電子データでも構いませんが、3年間の保存義務があります。

有給休暇義務化にあたっての注意点

次に、有給休暇義務化にあたって忘れずに対応・変更するべき点について解説します。

就業規則に記載をする
有給休暇義務化について従業員に周知する
時季変更権についても周知する
有給の取得理由を聞きすぎない
補足：有給休暇の時効と買い取りについて

就業規則に記載をする

有給休暇に関するルールが変更されたら、就業規則の更新を忘れないようにしましょう。また、休暇に関する既存の記載に加え、時期指定の範囲と方法についても就業規則に記載をしなければいけません。こちらも忘れずご対応ください。

有給休暇義務化について従業員に周知する

有給消化率を高める一環として、従業員に有給休暇が義務化された旨を周知しましょう。現在有給休暇が取りにくいような雰囲気の場合は、使用者側からアナウンスをすることによって従業員が有給休暇の申請をしやすくなります。

時季変更権についても周知する

企業は有給休暇の時季変更権を持ちます。これは、従業員が有給休暇の取得を希望した場合に、別の時期に有給休暇の取得を変更してもらえる権利になります。繁忙期などはぜひ活用したい権利ではありますが、権利を乱用するとトラブルに発展しかねません。時季変更権については、あらかじめ従業員に周知しておくのが無難です。

有給の取得理由を聞きすぎない

こちらに関しては従前から変わらずですが、原則企業の側に従業員が有給休暇を取得する理由を聞く権利はありません。しつこく聞いてもその行為自体で何らかの違法行為になるわけではないものの、有給を取得させなかったり、回答を強要したりするのは違法行為になり得ます。時期的に有給休暇の取得が難しい場合は、あらかじめ当該従業員と協議の上有給取得時期について決定しておくのが無難です。

補足：有給休暇の時効と買い取りについて

有給休暇を消化しきれない場合に思い出したいのが有給休暇の時効と買い取りです。有給休暇の時効は2年となっており、それ以前に発生した有給休暇は使えなくなります。また、退職時に有給が消化しきれない場合は有給買い取りが可能です。しかし、従業員を休ませない目的で有給買い取りを強要するのは違法行為であり、トラブルの原因となります。

有給休暇があまりに使われないと、特定の時期に休みが集中しすぎることも懸念されますので、有給休暇の残日数が多く、尚且つ取得の様子がない従業員に対してはこちらから声がけをする必要性がでてきます。

計画的付与制度の活用について

年5日を超える有給休暇を確実に従業員に取得してもらう方法として、計画的付与制度を活用する方法があります。労働協定を結んだ上で就業規則に記載をすれば、5日を超える有給休暇の取得日を企業が自由に決められるようになります。

全社で同じ日に休んでもいいですが、業務に支障が出るようであれば、部署やグループごとに別の日付を設定することも可能です。夏休みやお盆休み、年末年始休業の延長として決まった日に有給休暇を付与する方法もあり得るかと思います。

この方法を採用した場合、計画性が高いため業務を進める上で先を見通しやすいメリットがありますが、労働協定を結んだ上で決定をする必要があるため、一度日にちを決めてしまうと柔軟に変更するのが難しくなるデメリットもあります。

まとめ

この記事では、有給休暇義務化の要点や注意点などについてご説明してきました。今後は牛業員からの有給申請を待つだけではなく、有給を取得していない従業員に対しては使用者側から声をかけて、年5日以上の有給休暇を取得するよう、時期指定を行っていきましょう。従業員ごとに柔軟に相談しても構いませんが、画一的に管理するのが好ましいような場合は、計画的付与制度の活用も視野に入れるといいでしょう。

年5日以上有給休暇が取得されなければ罰金に処される恐れがあるので、有給を取りやすい雰囲気を作って無用のトラブルを避けたいところです。